Das Symptom
Die selbstständige Kosmetikerin, der kleine Handwerksbetrieb, das Café mit drei Tischen: Quittungen, Tankbelege und Kassenzettel wandern in eine Schachtel. Am letzten Sonntag im Monat wird die Schachtel ausgeleert und eine Tabelle gefüllt, die sich Kassenbuch nennt. Jede Zeile bekommt das Datum des Belegs, die Summen rechnet das Programm, das Ergebnis sieht ordentlich aus.
Zwei Dinge passieren dabei nebenbei. Ein Tippfehler wird korrigiert, indem man die Zelle einfach neu befüllt. Und wenn der rechnerische Bestand nicht zum gezählten Geld passt, wird so lange an einem Wert gedreht, bis er passt, oder es entsteht eine Zeile Korrektur, die aussieht, als habe sie schon immer dort gestanden. Die Vorlage stammt vielleicht sogar aus seriöser Quelle. Für das Finanzamt, so die Annahme, zählt die Summe am Ende des Monats.
Die Tabelle ist dabei gar nicht das Problem. Das Problem sind der Zeitpunkt und die Spurlosigkeit, und für beides hat § 146 der Abgabenordnung je einen eigenen Satz.
Die „Layer 8“-Wahrheit
Zum Zeitpunkt sagt § 146 Absatz 1 AO zweierlei. Satz 1 verlangt, dass Buchungen und Aufzeichnungen „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“ vorzunehmen sind. Satz 2 wird für die Kasse noch genauer: „Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.“ Nicht wöchentlich, nicht am Monatsende. Das Datum in der Zeile ändert daran nichts, denn es beschreibt den Vorgang und nicht den Moment, in dem er festgehalten wurde. Eine Aufstellung, die am 30. aus der Schachtel entsteht, hat den Umsatz vom 3. eben nicht am 3. festgehalten.
Zur Spurlosigkeit sagt § 146 Absatz 4 AO zwei Sätze, die man fast wörtlich als Anleitung lesen kann. Satz 1: „Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.“ Satz 2: „Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.“ Die überschriebene Zelle ist der Fall von Satz 1: Was vorher drinstand, ist ohne Verlauf nicht mehr feststellbar. Die nachträglich eingefügte Zeile, die sich in nichts von den anderen unterscheidet, ist der Fall von Satz 2: Niemand kann ihr ansehen, ob sie ursprünglich oder erst später entstanden ist.
Ein Verbot der Tabellenkalkulation steht dort nicht. Das Wort Excel kommt in der gesamten Abgabenordnung nicht vor, das Wort Software im § 146 ebenso wenig; beide Zählungen am heute abgerufenen Text ergeben 0 Treffer. Absatz 5 Satz 1 erlaubt ausdrücklich, Bücher und Aufzeichnungen „auf Datenträgern“ zu führen, „soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen“. Auf das Verfahren kommt es also an, nicht auf das Programm. Und Absatz 5 Satz 4 schließt den Kreis: „Absätze 1 bis 4 gelten sinngemäß.“ Was für das Papierbuch gilt, gilt für die Datei genauso, einschließlich des Verbots aus Absatz 4. Das gebundene Kassenbuch mit sauber durchgestrichenen und daneben korrigierten Beträgen ist deshalb kein Relikt, sondern die einfachste Umsetzung dieses Absatzes: Der alte Wert bleibt lesbar, die Korrektur ist als solche erkennbar.
Ein beliebter Ausweg ist der Satz, man führe das Kassenbuch ja freiwillig. Absatz 6 hat ihn vorweggenommen: „Die Ordnungsvorschriften gelten auch dann, wenn der Unternehmer Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, führt, ohne hierzu verpflichtet zu sein.“
Was daraus folgen kann, steht nicht in § 146, sondern zwei Stellen weiter. § 158 Absatz 1 AO legt der Besteuerung die Aufzeichnungen zugrunde, „die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 entsprechen“. Nach Absatz 2 Nummer 1 gilt das nicht, „soweit nach den Umständen des Einzelfalls Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden“. § 162 Absatz 2 Satz 2 knüpft an diesen Fall die Schätzung. Wann eine Tabelle diesen Anlass liefert, beantworten die Texte nicht, und eine Höhe nennen sie auch nicht. Die Richtung ist trotzdem klar: Ein Kassenbuch, das sich jederzeit spurlos glätten lässt, beweist am Ende nur, dass es glatt ist. Die Abhilfe kostet wenig. Täglich eintragen, nichts überschreiben, Korrekturen als eigene Zeile mit Datum, und ein Werkzeug, das Änderungen festhält, oder eben Papier und Kugelschreiber.