Das Symptom
Der Gemüsestand auf dem Wochenmarkt, die kleine Bäckerei, der Kiosk an der Ecke: Das Geld liegt in einer Kassette, abends wird gezählt, die Tagessumme kommt ins Buch. Das nennt man offene Ladenkasse, und der Satz, der dazu weitergegeben wird, lautet: Ohne elektronische Kasse muss ich nichts einzeln aufzeichnen.
Dann wird der Satz verlängert. Der Friseursalon nebenan wendet ihn auf Haarschnitte an, der Handwerksbetrieb mit Ladentheke auf Reparaturen, der Imbiss auf die Kartenzahlungen, die inzwischen die Hälfte des Umsatzes ausmachen, und der Hofladen auf die Stammkundschaft, die anschreiben lässt. Auf dem Tresen steht außerdem ein Tablet mit einer Kassen-App, die man nebenher laufen lässt, weil sie so bequem die Tagesumsätze zeigt. Für das Finanzamt, so die Überzeugung, zähle ja die Kassette.
All das stützt sich auf einen einzigen Satz der Abgabenordnung. Er ist kürzer und enger als das, was über ihn erzählt wird, und der Satz direkt dahinter nimmt ihn für den Tablet-Fall wieder zurück.
Die „Layer 8“-Wahrheit
Der Grundsatz steht in § 146 Absatz 1 Satz 1 AO: „Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.“ Einzeln ist das erste von fünf Merkmalen, und nur für dieses eine gibt es eine Ausnahme. Satz 3: „Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung nach Satz 1 besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht.“
In diesem Satz stecken drei Bedingungen, die zusammen vorliegen müssen. Erstens ein Verkauf von Waren. Das Wort Dienstleistung kommt im gesamten § 146 nicht vor; eine Zählung am heute abgerufenen Text ergibt 0 Treffer. Zweitens eine Vielzahl von nicht bekannten Personen, umgangssprachlich Laufkundschaft; wer an namentlich bekannte Kunden verkauft, etwa auf Rechnung, erfüllt diese Bedingung nach dem Wortlaut nicht. Drittens Barzahlung. Kartenzahlung und unbare Zahlung nennt der Satz nicht; die Suche nach Karte und unbar ergibt im § 146 ebenfalls 0 Treffer. Wer die Ausnahme für den Haarschnitt, die Reparatur oder die Kartenzahlung in Anspruch nimmt, beruft sich auf einen Satz, der dazu schweigt. Das Wort Ladenkasse übrigens steht in der gesamten Abgabenordnung nicht (0 Treffer); der Begriff ist Praxissprache, das Gesetz redet nur von den drei Bedingungen.
Satz 4 ist der Teil, den kaum jemand mitzitiert: „Das gilt nicht, wenn der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a verwendet.“ Die Ausnahme hängt also nicht nur am Geschäft, sondern auch am Werkzeug. Was ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist, bestimmt § 1 Absatz 1 Satz 1 der Kassensicherungsverordnung: „Elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a Absatz 1 Satz 1 der Abgabenordnung sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen.“ Satz 2 nimmt in sechs Nummern bestimmte Geräte aus, von Fahrscheinautomaten über elektronische Buchhaltungsprogramme bis zu Geld- und Warenspielgeräten. Kassen-Apps stehen nicht auf dieser Liste. App-basierte Systeme erwähnt § 1 nur an einer Stelle, in Absatz 2, und dort für Taxameter und Wegstreckenzähler. Eine Einschränkung für eine Nutzung nebenher oder zur Übersicht enthält weder § 146 noch § 1 KassenSichV. Satz 4 fragt nur, ob ein solches System verwendet wird.
Ist das der Fall, gilt § 146a Absatz 1 AO in voller Breite. Das System muss jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“ aufzeichnen, und nach Satz 2 sind System und Aufzeichnungen „durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen“. Eine Tablet-App, die Verkäufe erfasst, aber keine solche Einrichtung anspricht, ist dann nicht die bequeme Ergänzung zur Kassette, sondern das eigentliche Problem.
Bleibt die gute Nachricht für den echten Marktstand: Wer wirklich nur Waren an Unbekannte gegen Bargeld verkauft und kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, muss nicht jeden einzelnen Verkauf aufschreiben. Aufzeichnen muss er trotzdem. Satz 2 kennt keine Ausnahme: „Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.“ Die anderen vier Merkmale aus Satz 1 gelten weiter. Die offene Ladenkasse erlässt die Feinheit der Aufzeichnung, nicht die Aufzeichnung.
Was auf dem Spiel steht, sagt § 158 Absatz 1 AO: „Die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen.“ § 146 gehört zu diesen Vorschriften. Nach Absatz 2 Nummer 1 gilt das nicht, „soweit nach den Umständen des Einzelfalls Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden“, und § 162 Absatz 2 Satz 2 knüpft an genau diesen Fall die Schätzung. Ob eine zu Unrecht beanspruchte Ausnahme im Einzelfall so weit führt, sagen die Texte nicht. Sie zeigen aber, warum sich die halbe Stunde lohnt, in der man die drei Bedingungen und die eigenen Geräte nebeneinander legt, bevor jemand vom Finanzamt es tut.