Das Symptom
Die Registrierkasse im Laden stammt von 2015. Sie läuft, druckt Bons und Tagesabschlüsse, und niemand sieht einen Grund, sie zu ersetzen. Auf Nachfrage heißt es: Die Übergangsfrist laufe doch noch, oder: Die Kasse sei ja elektronisch, das reiche. In einem anderen Betrieb steckt das Modul, das alle TSE nennen, seit Jahren im Gehäuse, nur hat es nie jemand in der Kassensoftware eingebunden. Die Bons sehen aus wie immer.
Beide Betriebe merken das Problem nicht im Alltag, sondern erst, wenn jemand die Daten der Kasse sehen will, und dann geht es nicht mehr um die Kasse, sondern darum, ob die eigenen Aufzeichnungen überhaupt noch zählen.
Die „Layer 8“-Wahrheit
Die Pflicht steht in § 146a Absatz 1 der Abgabenordnung, verteilt auf drei Sätze. Satz 1 verlangt ein System, das jeden Geschäftsvorfall „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“ aufzeichnet. Satz 2: „Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen nach Satz 1 sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen.“ Satz 3: „Diese zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehen.“ Die Abkürzung TSE steht weder in § 146a noch in der Kassensicherungsverordnung; beide Texte ergaben heute 0 Treffer. Gemeint ist immer diese zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, und die Zertifizierung ist kein Beiwerk: Nach Absatz 3 Satz 2 ist sie durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik nachzuweisen, „die fortlaufend aufrechtzuerhalten ist“.
Seit wann das gilt, steht im Einführungsgesetz. Art. 97 § 30 Absatz 1 EGAO bestimmt, dass § 146a und die zugehörigen Bußgeldvorschriften „erstmals für Kalenderjahre nach Ablauf des 31. Dezember 2019 anzuwenden“ sind. Für alte Kassen gab es danach genau eine Ausnahme, Absatz 3: „Wurden Registrierkassen nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft, die den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 (BStBl. I S. 1342) entsprechen und die bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, so dass sie die Anforderungen des § 146a der Abgabenordnung nicht erfüllen, dürfen diese Registrierkassen bis zum 31. Dezember 2022 abweichend von den § 146a und § 379 Absatz 1 Satz 1 und Absatz 4 der Abgabenordnung weiter verwendet werden.“ Die Frist ist am 31. Dezember 2022 abgelaufen. Am Tag dieser Prüfung, dem 14. Oktober 2026, liegt ihr Ende knapp vier Jahre zurück. Wer sagt, die Übergangsfrist laufe noch, zitiert einen Satz, der seit dem 1. Januar 2023 niemanden mehr schützt. Die Kassensicherungsverordnung nennt zwar weitere Daten, aber für andere Geräte: § 9 für EU-Taxameter mit INSIKA-Technik, § 10 für Wegstreckenzähler, § 11 Absatz 3 für Zertifizierungsverfahren, die vor dem 27. Februar 2026 beantragt wurden. Für eine Ladenkasse ist keine davon einschlägig.
Elektronisch allein reicht also nicht, und eingesteckt allein auch nicht. § 2 Satz 1 der Kassensicherungsverordnung beschreibt, was Schutz im laufenden Betrieb bedeutet: „Für jede Aufzeichnung eines Geschäftsvorfalls oder anderen Vorgangs im Sinne des § 146a Absatz 1 Satz 1 der Abgabenordnung muss von einem elektronischen Aufzeichnungssystem unmittelbar eine neue Transaktion gestartet werden.“ Zeitpunkte, Transaktionsnummer, Prüfwerte und Signaturzähler legt nach Satz 3 das Sicherheitsmodul manipulationssicher fest. Ein Modul, das die Software nie anspricht, legt nichts fest. Am Beleg ist das zu sehen, denn § 6 Satz 1 verlangt unter Nummer 6 „die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems sowie die Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung“ und unter Nummer 7 „den Prüfwert der Vorgangsbeendigung im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 7 und den fortlaufenden Signaturzähler, der vom Sicherheitsmodul festgelegt wird“.
Die Folgen stehen an zwei Stellen. § 379 Absatz 1 Satz 1 Nummer 5 AO nennt als Ordnungswidrigkeit, wer vorsätzlich oder leichtfertig „entgegen § 146a Absatz 1 Satz 2 ein dort genanntes System nicht oder nicht richtig schützt“, und zwar wenn er dadurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen. Absatz 6: „Die Ordnungswidrigkeit nach Absatz 1 Satz 1 Nummer 3 bis 7 und Absatz 2 Nummer 1h und 1i kann mit einer Geldbuße bis zu 25 000 Euro geahndet werden, wenn die Handlung nicht nach § 378 geahndet werden kann.“ Die zweite Folge ist leiser: die Beweiskraft. § 158 Absatz 1 lautet: „Die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen.“ § 146a gehört zu diesen Vorschriften. Absatz 2 Nummer 2 nimmt die Grundlage zusätzlich weg, soweit die elektronischen Daten nicht nach der Vorgabe der einheitlichen digitalen Schnittstelle des § 146a zur Verfügung gestellt werden, und § 162 Absatz 2 Satz 2 knüpft daran die Schätzung: zu schätzen ist auch, „wenn die Buchführung oder die Aufzeichnungen nach § 158 Absatz 2 nicht der Besteuerung zugrunde gelegt werden“. Wie hoch geschätzt oder welche Geldbuße im Einzelfall festgesetzt wird, sagen die Texte nicht.
Die Rechtslage ist damit ausnahmsweise einfach. Die Übergangsfrist für nicht aufrüstbare Registrierkassen ist seit dem 31. Dezember 2022 vorbei. Eine elektronische Kasse braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die tatsächlich jede Transaktion signiert. Ob die eigene Kasse das tut, verrät ein einziger Beleg. Und ob ein Gerät überhaupt unter die Regel fällt, beantwortet die Negativliste in § 1 Absatz 1 Satz 2 der Kassensicherungsverordnung, nicht das Baujahr.