PDF auf der Behördenseite: kein Anhang, sondern Website
§ 2a BITV 2.0 zählt Dokumente und Formulare zur Website. Ausgenommen sind drei Inhaltsarten – ein Dateiformat ist nicht darunter.
Aufwand:
ca. 45 Min.
Voraussetzung:
Wortlaut von § 2, § 2a und § 3 BITV 2.0, § 12 und § 12a BGG, Liste aller auf der Website verlinkten Dokumente mit Datum der letzten Änderung, PDF-Werkzeug mit Strukturansicht (Tags, Lesereihenfolge)
Gilt für:
Deutschland, öffentliche Stellen des Bundes nach § 12 BGG, BITV 2.0 in der am 2026-10-14 abrufbaren Fassung (Stand: Zuletzt geändert durch Art. 1 V v. 24.10.2023 I Nr. 286), BGG in der am 2026-10-14 abrufbaren Fassung (Stand: Zuletzt geändert durch Art. 7 G v. 23.5.2022 I 760), Nicht erfasst: Landesbehörden, Kommunen, Schulen der Länder – für sie gilt Landesrecht, das hier nicht geprüft ist
Das Symptom
Die HTML-Seiten der Bundesstelle sind ordentlich: Überschriften, Alternativtexte,
Tastaturbedienung. Der eigentliche Inhalt steckt aber in den Anhängen. Das
Antragsformular ist ein schief eingescanntes PDF, die Satzung ein Export ohne jede
Struktur, das Protokoll eine Bilddatei. Ein Screenreader liest dort nichts vor oder
nur Zeichensalat, und wer das Formular nicht sehen kann, kann den Antrag nicht
stellen. Wer nachfragt, bekommt zu hören, die Verordnung regle Websites und
ein PDF sei eine Datei; alte Dokumente seien ohnehin Archiv; und für Büro-Dateiformate
gebe es doch eine Ausnahme.
Die „Layer 8“-Wahrheit
Alle drei Antworten klingen nach Rechtslage und stehen nicht in der Verordnung. Die
BITV 2.0 beantwortet die erste Frage in ihrer eigenen Begriffsbestimmung: Integrierte
Dokumente, Videos, Audiodateien und Formulare sind Bestandteile der Website. Das PDF
liegt also nicht neben dem Webauftritt, es ist ein Teil davon – und es gilt dasselbe
wie für jede andere Seite: wahrnehmbar, bedienbar, verständlich, robust.
Die Archiv-Ausnahme gibt es, aber sie ist eng und doppelt bedingt. Ein Dokument ist
nur dann Archiv im Sinne der Verordnung, wenn es weder in einem laufenden
Verwaltungsverfahren gebraucht wird noch nach dem 23. September 2019 überarbeitet
wurde. Das Antragsformular, das die Bürger heute noch ausfüllen müssen, ist damit
nie Archiv, auch wenn es aus einem anderen Jahrzehnt stammt. Gerade für Formulare
setzt die Verordnung die Messlatte sogar höher: Dort soll das höchstmögliche Maß an
Barrierefreiheit angestrebt werden.
Und die Ausnahme für Büro-Dateiformate stammt aus einem anderen Gesetz. Das
Barrierefreiheitsstärkungsgesetz regelt Produkte und Dienstleistungen für Verbraucher,
etwa den elektronischen Geschäftsverkehr, und nimmt dort Dateiformate von
Büro-Anwendungen aus – aber nur solche, die vor dem 28. Juni 2025 veröffentlicht
wurden. Wer diesen Satz auf eine Bundesbehörde überträgt, überträgt ihn falsch, und
selbst im eigenen Gesetz gilt er nur für Altbestand. In der BITV 2.0 kommen die
Wörter PDF, Dateiformat und Büro kein einziges Mal vor. Eine echte Ausweichmöglichkeit gibt
es trotzdem, aber sie steht eine Ebene höher, im Behindertengleichstellungsgesetz,
und sie ist keine Kategorie, sondern eine Einzelfallabwägung: Wer durch die
barrierefreie Gestaltung unverhältnismäßig belastet würde, darf ausnahmsweise davon
absehen. Wer sich darauf beruft, muss die Belastung begründen können. Wer sich
dagegen auf das Dateiformat beruft, beruft sich auf einen Satz, den es nicht gibt.
Die echte, verifizierte Lösung
1000 % faktenbasiert. Jeder Befehl ist real, jeder Pfad existiert. Schritt für Schritt:
1.
Klären, ob die Stelle überhaupt unter die BITV 2.0 fällt
§ 12a Absatz 1 BGG verpflichtet die öffentlichen Stellen des Bundes, ihre Websites und mobilen Anwendungen barrierefrei zu gestalten – „einschließlich der für die Beschäftigten bestimmten Angebote im Intranet“. Wer dazu gehört, steht in § 12 BGG: Träger öffentlicher Gewalt und bestimmte vom Bund finanzierte oder beaufsichtigte Einrichtungen. Rathäuser, Landesbehörden und Schulen der Länder richten sich nach Landesrecht; das ist hier nicht geprüft.
2.
Alle verlinkten Dokumente erfassen, nicht nur die HTML-Seiten
Eine Prüfung, die nur die Seiten im Browser ansieht, übersieht den größten Teil des Inhalts. Nach § 2a Absatz 1 BITV 2.0 gehören integrierte Dokumente, Videos, Audiodateien und Formulare zur Website. Also eine Liste aller verlinkten Dateien anlegen, mit dem Datum der letzten Änderung und der Frage, ob sie in einem laufenden Verwaltungsverfahren gebraucht werden.
3.
Die Archiv-Ausnahme nur mit beiden Bedingungen annehmen
Ein Dokument fällt nur dann unter die Archiv-Ausnahme des § 2 Absatz 2 Nummer 2, wenn es weder für aktive Verwaltungsverfahren benötigt wird noch nach dem 23. September 2019 aktualisiert oder überarbeitet wurde. Beides muss zutreffen. Ein noch genutztes Formular aus dem Jahr 2012 fällt durch, ein 2020 korrigierter Jahresbericht ebenso. Das Ergebnis je Datei festhalten, damit es nachprüfbar ist.
4.
Formulare zuerst angehen
Für Angebote mit Nutzerinteraktion legt § 3 Absatz 4 BITV 2.0 die Messlatte höher: Für sie „soll ein höchstmögliches Maß an Barrierefreiheit angestrebt werden“, und Formulare werden dort ausdrücklich genannt. Ein gescanntes Papierformular als Bild-PDF ist das Gegenteil davon. Formulare, die Menschen ausfüllen müssen, um einen Antrag zu stellen, stehen deshalb vorne auf der Liste.
5.
Neue Dokumente gleich richtig erzeugen
§ 3 Absatz 1 verlangt, dass die Angebote „wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust“ sind; die Einzelheiten stehen in harmonisierten Normen und, wo diese nichts regeln, nach dem Stand der Technik (§ 3 Absatz 2 und 3). Praktisch heißt das: Dokumente aus der Quelle mit Überschriften, Textalternativen und Lesereihenfolge exportieren, statt sie auszudrucken und wieder einzuscannen. Nachträgliches Reparieren eines Scans kostet ein Vielfaches.
6.
Eine Ausnahme nach § 12a Absatz 6 BGG begründen, nicht behaupten
Wer ein Dokument wirklich nicht barrierefrei bereitstellen kann, stützt sich nicht auf das Dateiformat, sondern auf die unverhältnismäßige Belastung nach § 12a Absatz 6 BGG – ausnahmsweise und soweit sie tatsächlich besteht. Das ist eine Abwägung, die man dokumentieren und gegebenenfalls erklären muss, keine Pauschale. Rechtsberatung für den Einzelfall ersetzt dieser Eintrag nicht.
Häufige Fragen (FAQ)
?Die Verordnung regelt doch Websites – ein PDF ist eine Datei. Warum soll das dazugehören?
Weil § 2a Absatz 1 BITV 2.0 es ausdrücklich so definiert: „Integrierte Inhalte in unterschiedlichen Formaten, beispielsweise Dokumente, Videos, Audiodateien, sowie integrierte Funktionalitäten, beispielsweise Formulare, Authentifizierungs-, Identifizierungs- und Zahlungsprozesse, sind Bestandteile von Websites.“ Das verlinkte Antragsformular ist damit kein Anhang neben der Website, sondern ein Teil von ihr – mit denselben Anforderungen.
?Alte Dokumente sind doch Archiv. Sind die nicht ausgenommen?
Nur unter zwei Bedingungen zugleich. § 2 Absatz 2 Nummer 2 nimmt „Archive, die weder Inhalte enthalten, die für aktive Verwaltungsverfahren benötigt werden, noch nach dem 23. September 2019 aktualisiert oder überarbeitet wurden“, aus. Ein Formular, das heute noch für einen Antrag gebraucht wird, ist also nie Archiv, egal wie alt es ist. Und ein altes Dokument, das nach dem 23.09.2019 überarbeitet wurde, fällt ebenfalls heraus.
?Für Unternehmen gibt es doch eine Ausnahme für Büro-Dateiformate. Gilt die nicht auch hier?
Nicht nach der BITV 2.0. Die Ausnahmen für Inhalte stehen in § 2 Absatz 2, und es sind drei: Reproduktionen aus Kulturerbesammlungen unter bestimmten Bedingungen, die genannten Archive und Inhalte von Rundfunkanstalten des Bundesrechts. Die Wörter „PDF“, „Dateiformat“ und „Büro“ kommen im gesamten Verordnungstext null Mal vor (selbst gezählt am 14.10.2026). Eine Ausnahme für Dateiformate steht dort nicht. Die Ausnahme, an die man denkt, steht im Barrierefreiheitsstärkungsgesetz: § 1 Absatz 4 Nummer 2 BFSG nimmt „Dateiformate von Büro-Anwendungen, die vor dem 28. Juni 2025 veröffentlicht wurden“, aus – für Wirtschaftsakteure, und auch dort nur für Altbestand. Was es für Bundesbehörden gibt, steht im BGG – siehe die nächste Frage.
?Gibt es überhaupt keinen Weg, ein Dokument nicht barrierefrei zu veröffentlichen?
Doch, aber nicht über das Dateiformat. § 12a Absatz 6 BGG erlaubt öffentlichen Stellen des Bundes, „ausnahmsweise“ von der barrierefreien Gestaltung abzusehen, „soweit sie durch eine barrierefreie Gestaltung unverhältnismäßig belastet würden“. Das ist eine Abwägung im Einzelfall, keine Kategorie für alle PDFs. Dazu kommt § 12a Absatz 5 für bestimmte Stellen nach § 12 Satz 1 Nummer 2 und 3, die keine für die Öffentlichkeit wesentlichen Dienstleistungen anbieten.
Belege
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