Das Symptom
Das Dokument wird ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und als PDF verschickt. Oder es wird gar nicht mehr gedruckt: Das Bild der Unterschrift liegt als Grafik auf dem Desktop und wird bei Bedarf ins PDF gezogen. Beides sieht unterschrieben aus, und beides wird so behandelt, als unterschriebener Vertrag, als unterschriebene Kündigung, als unterschriebene Erklärung.
Bis die andere Seite schreibt, die Kündigung sei mangels Schriftform unwirksam, das Arbeitsverhältnis bestehe fort. Der Scan war sauber, die Unterschrift echt, das Datum richtig. Es fehlt trotzdem etwas, und zwar genau das, worauf es ankommt.
Die „Layer 8“-Wahrheit
Der Irrtum verwechselt die Unterschrift mit ihrem Bild. § 126 Absatz 1 BGB sagt, was Schriftform ist: „Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.“ Der Satz hat zwei Bestandteile: eine Urkunde und eine eigenhändige Unterschrift darauf. Am 14.10.2026 ausgezählt: „eigenhändig“ steht in § 126 genau einmal, „Scan“, „Kopie“ und „PDF“ null Mal. Beim Unterschriftenbild aus der Bildbearbeitung hat niemand etwas eigenhändig unterzeichnet; jemand hat eine Datei in eine Datei kopiert. Beim eingescannten Papier gab es die eigenhändige Unterschrift zwar, aber sie ist auf dem Blatt geblieben, das beim Absender liegt. Beim Empfänger kommt eine Datei an.
Für Dateien hat das BGB einen eigenen Weg, und der ist eng. § 126 Absatz 3 lautet: „Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.“ Was die elektronische Form ist, sagt § 126a Absatz 1: „Soll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehen.“ Bei Verträgen verlangt Absatz 2, dass die Parteien jeweils ein gleichlautendes Dokument so signieren.
Was eine qualifizierte elektronische Signatur ist, erklärt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik in seinem Glossar mit der Definition der eIDAS-Verordnung: „eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht“. Zur gesamten Bandbreite elektronischer Signaturen heißt es dort: „Die Bandbreite möglicher Ausprägungen reicht von einem sehr leicht fälschbaren Bitmap einer handschriftlichen Unterschrift bis hin zur qualifizierten elektronischen Signatur als sehr sichere Form der digitalen Signatur.“ Das eingescannte Unterschriftenbild steht also am anderen Ende der Skala als das, was § 126a verlangt. Das Glossar führt daneben noch Definitionen nach dem Signaturgesetz; maßgeblich für den Rechtssatz ist der heutige Wortlaut des BGB.
Bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses ist auch der elektronische Weg zu. § 623 BGB lautet vollständig: „Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen.“ Das ist genau der Fall, den § 126 Absatz 3 mit „wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt“ meint. Selbst eine qualifizierte Signatur hilft hier nicht, ein Scan erst recht nicht, und der Satz sagt selbst, was auf dem Spiel steht: die Wirksamkeit.
Damit niemand ins andere Extrem fällt: Nicht jede Formvorschrift ist Schriftform. § 126b BGB beschreibt die Textform: „Ist durch Gesetz Textform vorgeschrieben, so muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden.“ Eine Unterschrift kommt in diesem Satz nicht vor. Wo nur Textform verlangt ist, ist der Scan überflüssig; wo Schriftform verlangt ist, ist er zu wenig. Und für die nur vertraglich vereinbarte Schriftform gilt § 127 Absatz 2: Dort genügt, soweit nicht ein anderer Wille anzunehmen ist, „die telekommunikative Übermittlung“, wobei nachträglich eine Beurkundung nach § 126 verlangt werden kann.
Was die Texte offenlassen: Sie sagen nicht, welche Erklärungen außerhalb des § 623 der gesetzlichen Schriftform unterliegen; das steht in der jeweiligen Vorschrift. Fest steht nur die Rangfolge. Gesetzliche Schriftform heißt Papier mit eigenhändiger Unterschrift oder, wo zugelassen, qualifizierte elektronische Signatur. Ein Bild dazwischen ist keine dritte Möglichkeit.