Das Symptom
Der Hofladen hat eine Aushilfe auf Minijob-Basis, das Café zwei, der Getränkemarkt eine. Am Monatsende trägt jemand in die Lohnabrechnung ein, was ungefähr gearbeitet wurde, aus dem Gedächtnis rekonstruiert: 40 Stunden. Ein Minijob, so die Vorstellung, ist pauschal und papierlos. Wer doch von Stundenzetteln gehört hat, verortet sie auf dem Bau und in der Gastronomie, und der Getränkemarkt ist ja keins von beiden. Zur Erntezeit kommen auf dem Hof noch drei Helfer für ein paar Wochen dazu, und für die, so heißt es, gelte das alles ohnehin nicht.
Bei einer Prüfung stellt sich heraus, dass die verlangten Angaben fehlen und die Frist, in der sie hätten entstehen müssen, für die meisten Tage längst abgelaufen ist.
Die „Layer 8“-Wahrheit
Die Pflicht steht in § 17 Absatz 1 Satz 1 des Mindestlohngesetzes, in einem einzigen Satz: „Ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.“
Der Satz hat zwei Anknüpfungen, und das kleine Wort oder trennt sie. Die erste ist die Beschäftigungsform: geringfügig Beschäftigte nach § 8 Absatz 1 SGB IV, in jeder Branche. Die zweite ist die Branche: alle Beschäftigten in den Wirtschaftszweigen des § 2a SchwarzArbG. Die Liste dort hat elf Nummern, vom Baugewerbe über das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe bis zum „Friseur- und Kosmetikgewerbe“. Der Einzelhandel steht nicht darin, die Landwirtschaft auch nicht. Für die Minijob-Aushilfe im Getränkemarkt spielt das keine Rolle, denn sie fällt schon unter die erste Anknüpfung. Der Irrtum, die Pflicht gelte nur auf dem Bau und in der Gastronomie, verwechselt die zweite Anknüpfung mit der ganzen Vorschrift.
§ 8 Absatz 1 SGB IV hat selbst zwei Nummern. Nummer 1 ist der klassische Minijob: das Arbeitsentgelt übersteigt „regelmäßig die Geringfügigkeitsgrenze nicht“. Eine feste Euro-Zahl steht dafür nicht im Gesetz; Absatz 1a koppelt die Grenze an den Mindestlohn: „Sie wird berechnet, indem der Mindestlohn mit 130 vervielfacht, durch drei geteilt und auf volle Euro aufgerundet wird.“ Nummer 2 ist die kurzfristige Beschäftigung, begrenzt auf drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr, und sie enthält eine eigene Regel für den Hof: „bei einer Beschäftigung in einem landwirtschaftlichen Betrieb gilt eine zeitliche Grenze von 15 Wochen oder 90 Arbeitstagen“. Weil § 17 MiLoG auf § 8 Absatz 1 insgesamt verweist, sind die Erntehelfer genauso erfasst wie die Aushilfe im Café.
Was aufzuzeichnen ist, sind drei Angaben je Tag: Beginn, Ende, Dauer. Eine Monatssumme enthält keine davon. Und die Frist läuft nicht zum Monatsende, sondern Tag für Tag: Wer am Montag arbeitet, muss die Aufzeichnung bis zum Ablauf des Montags der folgenden Woche erstellt haben, denn gezählt werden Kalendertage. Am Monatsende ist die Frist für die meisten Tage des Monats vorbei. Absatz 2 regelt das Bereithalten: im Inland, in deutscher Sprache, und „Auf Verlangen der Prüfbehörde sind die Unterlagen auch am Ort der Beschäftigung bereitzuhalten.“
Ausnahmen gibt es, aber schmale. Das Gesetz selbst kennt eine, in § 17 Absatz 1 Satz 3: „Satz 1 gilt nicht für Beschäftigungsverhältnisse nach § 8a des Vierten Buches Sozialgesetzbuch.“ § 8a SGB IV meint geringfügige Beschäftigungen, die „ausschließlich in Privathaushalten“ ausgeübt werden. Der Minijob im Betrieb ist das nicht. Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung schränkt die Pflicht weiter ein: nach § 1 Absatz 1 für Beschäftigte oberhalb bestimmter Monatsentgelte, was bei Minijobs nicht in Betracht kommt, und nach Absatz 2 für mitarbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers. Auch dann verlangt Absatz 3 Unterlagen, aus denen sich die Voraussetzungen der Ausnahme ergeben.
Die Folgen stehen in § 21. Ordnungswidrig handelt nach Absatz 1 Nummer 8, wer „vorsätzlich oder fahrlässig“ entgegen § 17 Absatz 1 Satz 1 „eine Aufzeichnung nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht oder nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt“. Die verspätete Aufzeichnung ist also ausdrücklich genannt, nicht nur die fehlende. Absatz 3 setzt den Rahmen: „in den Fällen des Absatzes 1 Nummer 8 mit einer Geldbuße bis zu fünfzigtausend Euro“. Zuständige Verwaltungsbehörden sind nach Absatz 4 die in § 14 genannten Behörden, und § 14 lautet: „Für die Prüfung der Einhaltung der Pflichten eines Arbeitgebers nach § 20 sind die Behörden der Zollverwaltung zuständig.“ Welcher Betrag im Einzelfall festgesetzt wird, sagt der Rahmen nicht.
Was der Text nicht vorschreibt, ist das Medium. Absatz 1 verlangt das Aufzeichnen, nicht ein bestimmtes Formular, eine Unterschrift oder eine Software. Ein Zettel an der Kasse, eine Tabelle oder eine App erfüllen den Wortlaut gleichermaßen, solange sie für jeden Arbeitstag Beginn, Ende und Dauer enthalten, innerhalb der sieben Kalendertage entstehen und zwei Jahre lang greifbar bleiben.