Das Symptom
Die Mitgliederversammlung hat einen neuen Vorstand gewählt und nebenbei die Satzung modernisiert. Am nächsten Abend schickt der neue Vorsitzende das Protokoll als PDF per E-Mail an das Registergericht, mit der Bitte, die Änderungen einzutragen. Danach fühlt sich alles erledigt an: Die Mail ist raus, der Beschluss war einstimmig, die neue Satzung steht schon auf der Vereinsseite.
Wochen später kommt Post: Eine Anmeldung in der vorgeschriebenen Form liege nicht vor. In der Zwischenzeit hat der Verein nach der neuen Satzung gearbeitet, und das ausgeschiedene Vorstandsmitglied steht im Register weiterhin als Vorstand. Niemand im Verein hatte das Gefühl, etwas falsch gemacht zu haben, denn man hat dem Gericht ja alles mitgeteilt.
Die „Layer 8“-Wahrheit
Der Irrtum ist ein doppelter. Erstens wird das Registergericht behandelt wie eine Stelle, der man Neuigkeiten mitteilt. Zweitens wird der Beschluss der Versammlung für den Moment gehalten, ab dem alles gilt. Das BGB sieht beides anders.
Zur Form ist § 77 Absatz 1 Satz 1 BGB knapp: „Die Anmeldungen zum Vereinsregister sind von Mitgliedern des Vorstands sowie von den Liquidatoren, die insoweit zur Vertretung des Vereins berechtigt sind, mittels öffentlich beglaubigter Erklärung abzugeben.“ Was eine öffentlich beglaubigte Erklärung ist, steht in § 129 Absatz 1: Die Erklärung muss entweder „in schriftlicher Form abgefasst und die Unterschrift des Erklärenden von einem Notar beglaubigt werden“ oder „in elektronischer Form abgefasst und die qualifizierte elektronische Signatur des Erklärenden von einem Notar beglaubigt werden“. In beiden Varianten steht ein Notar zwischen Verein und Register. Eine E-Mail mit angehängtem Protokoll hat weder eine beglaubigte Unterschrift noch eine beglaubigte Signatur. Sie ist eine Information, aber keine Anmeldung.
Der Weg ist trotzdem weniger umständlich, als viele Vorstände befürchten. § 77 Absatz 2 sagt: „Die öffentliche Beglaubigung mittels Videokommunikation gemäß § 40a des Beurkundungsgesetzes ist zulässig.“ Und § 40a Absatz 1 Satz 1 Beurkundungsgesetz beschreibt, wie das geht: „Eine qualifizierte elektronische Signatur soll nur beglaubigt werden, wenn sie in Gegenwart des Notars oder mittels des von der Bundesnotarkammer nach § 78p der Bundesnotarordnung betriebenen Videokommunikationssystems anerkannt worden ist.“ Der Satz danach erklärt, warum § 77 Absatz 2 überhaupt nötig ist: „Die Beglaubigung kann mittels Videokommunikation nur erfolgen, soweit dies durch Gesetz zugelassen ist.“ Für das Vereinsregister ist sie zugelassen. Wer unterschreiben muss, ergibt sich aus der Vertretung: Bei mehreren Vorstandsmitgliedern vertritt nach § 26 Absatz 2 Satz 1 die Mehrheit, und § 40 erlaubt der Satzung, das anders zu regeln.
Der zweite Irrtum betrifft den Zeitpunkt. Für die Satzung gilt § 71 Absatz 1 Satz 1: „Änderungen der Satzung bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Eintragung in das Vereinsregister.“ Wer die neue Satzung ab dem Versammlungsabend anwendet, wendet eine Fassung an, die rechtlich noch nicht gilt, so einstimmig der Beschluss auch war. Beim Vorstand ist der Text anders gebaut. § 67 Absatz 1 Satz 1 lautet: „Jede Änderung des Vorstands ist von dem Vorstand zur Eintragung anzumelden.“ Eine Wirksamkeitsklausel wie in § 71 steht dort nicht. Die Folge des Nichtanmeldens regelt stattdessen § 68 Satz 1: „Wird zwischen den bisherigen Mitgliedern des Vorstands und einem Dritten ein Rechtsgeschäft vorgenommen, so kann die Änderung des Vorstands dem Dritten nur entgegengesetzt werden, wenn sie zur Zeit der Vornahme des Rechtsgeschäfts im Vereinsregister eingetragen oder dem Dritten bekannt ist.“ Solange das Register den alten Vorstand zeigt, darf sich ein gutgläubiger Geschäftspartner also darauf verlassen.
Untätigkeit hat außerdem eine dritte, weniger bekannte Folge: § 78 Absatz 1 erlaubt dem Gericht, die Vorstandsmitglieder durch Festsetzung von Zwangsgeld zur Befolgung unter anderem von § 67 Absatz 1 und § 71 Absatz 1 anzuhalten. Die Anmeldung ist also keine Gefälligkeit gegenüber dem Register, sondern eine Pflicht des Vorstands.
Was der Gesetzestext nicht hergibt, gehört ebenfalls gesagt: Ob und wie ein bestimmtes Registergericht E-Mails beantwortet, Unterlagen vorab ansieht oder Rückfragen stellt, regelt das BGB nicht. Es regelt nur, was als Anmeldung zählt, und das ist eine öffentlich beglaubigte Erklärung, nach § 77 Absatz 1 Satz 2 eingereicht in Urschrift oder in öffentlich beglaubigter Abschrift.