Das Symptom
Auf dem eigenen Rechner sitzt jede Überschrift auf einer Zeile, jede Aufzählung passt
auf die Folie. Auf dem Rechner im Besprechungsraum ist die Überschrift plötzlich
zweizeilig, der letzte Aufzählungspunkt hängt über dem Folienrand, und die Schrift
sieht nach Standard aus statt nach Hausschrift. Es ist dieselbe Datei, per Mail
verschickt, unverändert geöffnet.
Die „Layer 8“-Wahrheit
Eine Präsentationsdatei enthält den Text und die Anweisung, ihn in einer bestimmten
Schrift zu setzen — aber standardmäßig nicht die Schrift. Was in der Datei steht, ist
ein Name. Findet das Programm auf dem fremden Rechner keine Schrift dieses Namens,
nimmt es eine andere. Und weil zwei Schriften nie identische Zeichenbreiten haben,
verschiebt sich damit alles, was auf diesen Breiten aufbaut: Zeilenumbrüche,
Textfeldhöhen, die Frage, ob eine Aufzählung noch auf die Folie passt.
Der Layer-8-Anteil ist die stille Annahme, eine Datei enthalte alles, was man sieht.
Sie enthält es nicht. Man kann es hineinlegen — die Formate sehen dafür ausdrücklich
eine Liste eingebetteter Schriften vor —, aber das passiert nur, wenn jemand es
einschaltet, und zwar bevor gespeichert wird. Nachträglich das Häkchen zu setzen und
die Datei nicht erneut zu speichern, bringt nichts.
Der zweite, weniger bekannte Teil ist rechtlicher Natur und steht mitten in der
Schriftdatei. Jede Schrift trägt eine Kennung, die sagt, ob und wozu sie eingebettet
werden darf: gar nicht, nur zum Ansehen und Drucken, oder auch zum Weiterbearbeiten.
Ein Programm, das sich an die Spezifikation hält, bettet eine gesperrte Schrift nicht
ein — es ignoriert die Einstellung nicht aus Bosheit, sondern weil die Schrift es
untersagt. Wer das weiß, sucht den Fehler nicht mehr im Programm, sondern in der
Schriftwahl. Und wer eine Präsentation auf fremder Technik halten muss, trifft diese
Wahl vorher.
Die echte, verifizierte Lösung
1000 % faktenbasiert. Jeder Befehl ist real, jeder Pfad existiert. Schritt für Schritt:
1.Nachsehen, ob überhaupt eine Schrift in der Datei liegt
Eine pptx-Datei ist ein Zip-Archiv. Der erste Befehl zeigt, ob darin Schriftdaten stecken – ohne Einbettung findet er nichts. Der zweite liest die Liste der eingebetteten Schriften aus der Präsentationsdatei selbst. Bleiben beide Ausgaben leer, während die Folien eine besondere Schrift verwenden, ist die Ursache gefunden, bevor irgendwer sonst die Datei öffnet.
unzip -l praesentation.pptx | grep -i font
unzip -p praesentation.pptx ppt/presentation.xml | tr '>' '\n' | grep -i embeddedFont
2.Das Einbetten einschalten – und zwar vor dem Speichern
Die Einstellung sitzt in den Programmoptionen; Microsoft beschreibt sie für Word als das Kontrollkästchen „Embed TrueType fonts“ im Bereich „Save options“ auf der Registerkarte „Save“ des Optionen-Dialogs. In PowerPoint liegt sie an derselben Stelle. Wichtig ist der Zeitpunkt: Die Schriftdaten wandern beim Speichern in die Datei. Eine bereits gespeicherte Präsentation wird durch das Setzen des Häkchens nicht rückwirkend vollständig – sie muss danach erneut gespeichert werden.
3.Zwischen den beiden Einbettungsarten bewusst wählen
Angeboten werden zwei Varianten: nur die verwendeten Zeichen oder alle Zeichen. Die Spezifikation lässt beides ausdrücklich zu – „Not all characters for a typeface must be stored. It is up to the generating application to determine which characters are to be stored in the corresponding font data files.“ Die sparsame Variante hält die Datei klein, reicht aber nur zum Anzeigen: Wer beim Empfänger noch ein Wort ergänzen soll, hat für neue Buchstaben keine Zeichen mehr. Soll weitergearbeitet werden, alle Zeichen einbetten; soll nur vorgeführt werden, die verwendeten.
4.Prüfen, ob die Schrift überhaupt eingebettet werden darf
Scheitert das Einbetten stillschweigend, liegt es meist an der Lizenzkennung in der Schriftdatei. PowerPoint macht die Antwort selbst zugänglich: Über die Sammlung aller verwendeten Schriften lässt sich zu jeder abfragen, ob sie eingebettet werden darf und ob sie es ist. Die Ausgabe im Direktfenster nennt Ross und Reiter – und erspart das Rätselraten, welche der acht Schriften die Bremse ist.
For Each usedFont In ActivePresentation.Fonts
Debug.Print usedFont.Name, usedFont.Embeddable, usedFont.Embedded
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5.Auf Schriften ausweichen, die auf dem Zielrechner sicher vorhanden sind
Eine Schrift, die nicht eingebettet werden darf, lässt sich nicht überreden. Dann bleibt nur der Wechsel – am besten über die Schriftarten des Entwurfs, nicht Folie für Folie von Hand. Für einen Vortrag auf fremder Technik ist die langweilige, überall vorhandene Schrift die zuverlässigere Wahl als die schöne, die nur der eigene Rechner kennt.
6.Auf einem Rechner ohne die Schrift gegenprüfen
Die einzige belastbare Kontrolle ist der Blick auf einem System, auf dem die Schrift nicht installiert ist – der Beamer-Rechner im Besprechungsraum, ein Zweitgerät, notfalls ein Kollegenrechner. Wer zusätzlich ein PDF exportiert und mitschickt, hat eine Fassung, deren Umbruch nicht mehr vom fremden Schriftenbestand abhängt. Auch dieses PDF gehört einmal dort geöffnet, wo es später gezeigt wird.