Das Symptom
Bis Seite 6 steht der Berichtstitel in der Kopfzeile, ab Seite 7 steht dort etwas
anderes oder gar nichts. Die Seitenzahlen fangen mitten im Dokument wieder bei 1 an.
Man ändert die Kopfzeile — und nur ein Teil des Dokuments übernimmt die Änderung.
Oder schlimmer: Man ändert sie, und plötzlich stehen zwanzig Seiten weiter vorn
ebenfalls anders da.
Die „Layer 8“-Wahrheit
Ein Word-Dokument ist nicht ein Dokument, sondern eine Kette von Abschnitten. Jeder
Abschnitt hat eigene Seitenränder, eine eigene Ausrichtung, eine eigene Nummerierung
und eigene Kopf- und Fußzeilen — bis zu drei je Abschnitt, für die erste Seite, für
gerade und für ungerade Seiten. Wer die Kopfzeile bearbeitet, bearbeitet immer die
eines bestimmten Abschnitts. Dass sie an anderer Stelle gleich aussieht, liegt nicht
daran, dass es dieselbe ist, sondern daran, dass der Nachbarabschnitt sie erbt.
Genau diese Vererbung steckt hinter der Schaltfläche, die im Bearbeitungsmodus
auftaucht und die kaum jemand liest. Solange die Verknüpfung besteht, hat der Abschnitt
keine eigene Kopfzeile hinterlegt, sondern nimmt die des Vorgängers. Ändert man sie
dann, ändert man den Vorgänger mit — und wundert sich über Seiten, die man gar nicht
angefasst hat. Umgekehrt bleibt eine Änderung wirkungslos für alle Abschnitte, die
eigene Kopfzeilen führen.
Der unangenehmste Teil ist die Speicherstelle. Die Einstellungen eines Abschnitts
stehen nicht an seinem Anfang, sondern an seinem Ende: im letzten Absatz, und beim
letzten Abschnitt ganz am Schluss des Textkörpers. Ein Abschnittswechsel ist damit
kein Trennstrich, sondern der Träger der Eigenschaften des Abschnitts VOR ihm. Wer ihn
löscht, weil er stört, löscht die Einstellungen des vorderen Teils — und der übernimmt
die des hinteren. Das erklärt den berüchtigten Moment, in dem nach dem Entfernen einer
einzigen unsichtbaren Marke plötzlich das halbe Dokument im Querformat liegt. Es ist
kein Fehler von Word. Es ist die dokumentierte Bauweise, die niemand erklärt bekommt.
Die echte, verifizierte Lösung
1000 % faktenbasiert. Jeder Befehl ist real, jeder Pfad existiert. Schritt für Schritt:
1.Die Abschnittswechsel überhaupt sichtbar machen
Ein Abschnittswechsel ist im Druckbild unsichtbar. Erst mit eingeschalteten Formatierungszeichen erscheint er als beschriftete Doppellinie, und in der Entwurfsansicht ist er kaum zu übersehen. Ohne diesen Schritt sucht man den Fehler in der Kopfzeile, obwohl er zwei Seiten vorher in einer unscheinbaren Marke sitzt.
2.In der Datei nachzählen, wie viele Abschnitte es gibt
Eine docx-Datei ist ein Zip-Archiv. Der erste Befehl zählt die Abschnittsdefinitionen im Dokument, der zweite listet die vorhandenen Kopf- und Fußzeilenteile auf. Drei Kopfzeilendateien bei behaupteten „einer Kopfzeile“ sind die Antwort auf die Frage, warum eine Änderung nicht überall ankommt. Unter Windows funktioniert dasselbe, indem man eine Kopie auf .zip umbenennt und hineinsieht.
unzip -p dokument.docx word/document.xml | grep -o "<w:sectPr[ />]" | wc -l
unzip -l dokument.docx | grep -Ei "header|footer"
3.Die Verknüpfung gezielt lösen, bevor etwas geändert wird
Soll ein Abschnitt eine eigene Kopfzeile bekommen, wird zuerst die Verknüpfung zum vorherigen gelöst und erst danach der Text geändert. In der umgekehrten Reihenfolge schreibt man den Text in die geerbte Kopfzeile und ändert damit alles Vorherige mit. Zu prüfen ist das für jede der drei Sorten getrennt – erste Seite, gerade und ungerade Seite – und für Kopf- und Fußzeile einzeln.
4.Die Nummerierung pro Abschnitt einstellen
Die Seitennummerierung ist eine Abschnittseigenschaft: „This element specifies the page numbering settings for all page numbers that appear in the contents of the current section.“ Ein neuer Abschnitt kann die Zählung fortsetzen oder bei einem festgelegten Wert neu beginnen; in der Datei steht dann ein Startwert. Wenn die Zählung mitten im Dokument wieder bei 1 anfängt, ist das keine Panne, sondern genau diese Einstellung – im Dialog für Seitenzahlen auf Fortsetzen umstellen.
5.Erste Seite und Doppelseiten bewusst setzen
Zwei Schalter erzeugen zusätzliche Kopfzeilen. Der eine gilt je Abschnitt: „This element specifies whether the parent section in this document shall have a different header and footer for its first page.“ Der andere gilt für das ganze Dokument und zählt jeden Abschnitt neu ab: „each section in the document shall use an odd page header for all odd numbered pages in the section, and an even page header for all even numbered pages in the section (counting each page in the section starting from one, regardless of the page numbering settings for the section)“. Wer sich wundert, warum die gerade Kopfzeile auf einer ungeraden Seite steht, hat meist beides gleichzeitig aktiv.
6.Überflüssige Abschnittswechsel entfernen – von hinten nach vorn
Erst wenn klar ist, welcher Abschnitt welche Einstellungen trägt, lohnt das Aufräumen. Weil die Einstellungen am Ende des Abschnitts gespeichert sind, überträgt das Löschen einer Umbruchmarke die Eigenschaften des nachfolgenden Abschnitts auf den davorliegenden. Deshalb: vor dem Löschen die gewünschte Seitenausrichtung, Ränder und Kopfzeilen des BEHALTENEN Abschnitts notieren, danach kontrollieren – und die Datei vorher einmal unter neuem Namen sichern.