Das weitergegebene Dokument enthält mehr, als zu sehen ist
Word und Excel speichern Namen, Kommentare und gestrichenen Text mit. Die Dokumentprüfung findet vieles davon – aber längst nicht alles.
Aufwand:
ca. 25 Min.
Voraussetzung:
Microsoft Word, Excel oder PowerPoint, unzip, Terminal oder Eingabeaufforderung
Gilt für:
Word, Excel und PowerPoint (Dateiformate docx, xlsx, pptx)
Das Symptom
Das Angebot ist raus, die Bewerbung verschickt, der Bericht an den Verteiler gegangen.
Zwei Tage später fragt jemand freundlich nach, warum im Dokument noch der Kommentar
steht, der Kunde sei schwierig – oder warum als Autor eine Firma auftaucht, für die
man gar nicht mehr arbeitet.
Die „Layer 8“-Wahrheit
Ein Office-Dokument ist kein Blatt Papier, sondern ein Archiv mit Gedächtnis. Es
speichert nicht nur, was am Ende dasteht, sondern in großen Teilen auch, wie es dorthin
gekommen ist: wer beteiligt war, was gestrichen wurde, welche Zeile ausgeblendet ist,
welche Rohdaten hinter einer Auswertung stecken. Microsoft hat dafür eine eigene
Funktion gebaut und listet in der Dokumentation genau auf, wonach sie sucht – von
Kommentaren und Überarbeitungen über Dokumenteigenschaften bis zu ausgeblendeten
Arbeitsblättern. Dass es dieses Werkzeug überhaupt gibt, ist das Eingeständnis: Da ist
mehr drin, als man sieht.
Der Layer-8-Anteil ist der Reflex, Vertraulichkeit optisch herzustellen. Ein schwarzes
Rechteck über der Zahl, die weiße Schriftfarbe über dem Absatz, die zugeklappte Spalte.
Auf dem Bildschirm sieht das nach Schwärzung aus, in der Datei ist es ein Aufkleber auf
einem weiterhin lesbaren Text. Man braucht dafür keine Spezialwerkzeuge: Ein
Doppelklick, ein Zip-Programm und dreißig Sekunden reichen. Wer das einmal selbst an
der eigenen Datei ausprobiert hat, macht diesen Fehler nie wieder.
Der zweite häufige Irrtum ist die Reihenfolge. Die Dokumentprüfung wird gern zum
Abschluss ausgeführt, nachdem das Dokument signiert oder mit Rechteverwaltung versehen
wurde – und ausgerechnet dann greift sie nicht mehr, was Microsoft im Hinweiskasten
ausdrücklich festhält. Sauber wird ein Dokument also in dieser Reihenfolge: prüfen,
bereinigen, nachsehen, erst dann signieren und verschicken. Nicht umgekehrt.
Die echte, verifizierte Lösung
1000 % faktenbasiert. Jeder Befehl ist real, jeder Pfad existiert. Schritt für Schritt:
1.
Die Dokumentprüfung laufen lassen, bevor die Datei das Haus verlässt
Microsoft beschreibt den Weg so: „Choose the File tab, and then choose Info. Choose Check for Issues. Choose Inspect Document.“ In der deutschen Oberfläche liegt derselbe Punkt unter Datei und Informationen. Findet ein Modul etwas, erscheint dafür eine Schaltfläche zum Entfernen; findet es nichts, sagt es das ausdrücklich. Wichtig ist der Zeitpunkt: vor dem Signieren, vor dem Schützen, vor dem Versenden.
2.
Wissen, wonach die Prüfung überhaupt sucht
Die Liste steht in der Dokumentation und ist länger, als die meisten vermuten. Für Word: Kommentare, Überarbeitungen, Versionen und Anmerkungen; Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen; benutzerdefinierte XML-Daten; Kopf- und Fußzeilen sowie Wasserzeichen; unsichtbarer Inhalt; ausgeblendeter Text. Für Excel nennt Microsoft zusätzlich ausgeblendete Zeilen und Spalten, ausgeblendete Arbeitsblätter und Namen, Zeitachsen (Cache), PivotTables und Datenschnitte sowie externe Links und Datenfunktionen. Ausgeblendete Arbeitsblätter sind dabei der Klassiker: Ausblenden ist eine Ansichtseinstellung, kein Löschen, und zwei Klicks bringen das Blatt zurück.
3.
Selbst nachsehen, was in der Datei liegt
Eine docx-Datei ist ein Zip-Archiv. Der erste Befehl listet die Bestandteile auf – Einträge wie word/comments.xml oder word/people.xml verraten Kommentare und beteiligte Personen. Der zweite zeigt die Dokumenteigenschaften im Klartext, samt Ersteller und zuletzt speicherndem Benutzer. Unter Windows funktioniert dasselbe, indem man eine Kopie der Datei auf .zip umbenennt und hineinschaut.
Bei eingeschalteter Änderungsverfolgung bleibt gelöschter Text als delText in der Datei stehen, bis die Änderungen angenommen werden. Wer ein Angebot aus dem Vorgängerdokument heraus schreibt und die alten Zahlen nur durchstreicht, verschickt die alten Zahlen mit. Der Befehl liest sie heraus, ohne Word zu öffnen.
Schwarze Rechtecke, weiße Schrift und zusammengeklappte Zeilen sind Darstellung, keine Entfernung. Was nicht mitgehen soll, wird gelöscht, danach werden die Änderungen angenommen und die Änderungsverfolgung abgeschaltet. Anschließend noch einmal nachsehen: Schritt 3 zeigt, ob noch Kommentare in der Datei liegen, und die Eigenschaften, Schritt 4 gestrichenen Text. Weiß eingefärbter, ausgeblendeter oder von einem Rechteck verdeckter Text steht aber als ganz normaler Text in der Datei und taucht in keinem der beiden Befehle auf. Dafür braucht es den Volltext: Der Befehl unten gibt jedes Textstück aus Hauptteil, Kopf- und Fußzeilen und Kommentaren aus. Erst wenn das Vertrauliche auch dort fehlt, ist es tatsächlich weg.
Statt an der Arbeitsdatei zu putzen, ist eine getrennte Ausgabefassung der robustere Weg: Kopie anlegen, Dokumentprüfung darauf anwenden, dann als PDF exportieren. Die Arbeitsdatei behält ihre Historie, die verschickte Fassung hat keine. Der Vollständigkeit halber gilt auch hier: Das PDF danach einmal öffnen und die Dokumenteigenschaften ansehen.
Häufige Fragen (FAQ)
?Warum steht der Name meiner Kollegin in einer Datei, die sie nie geöffnet hat?
Weil Office-Dateien Angaben mitführen, die nichts mit dem sichtbaren Inhalt zu tun haben. Microsoft zählt für Word-Dokumente unter anderem auf: „Document properties and personal information; this includes metadata, SharePoint properties, custom properties, and other content information“ sowie „Comments, revisions, versions, and annotations“ und „Hidden text“. Wenn die Datei aus einer Vorlage entstanden ist oder aus einem älteren Dokument kopiert wurde, wandert der Autorenname von dort mit – ohne dass irgendjemand die Datei je bearbeitet hätte.
?Entfernt die Dokumentprüfung wirklich alles?
Nein, und Microsoft schreibt selbst, wo die Grenze liegt: „Microsoft does not support the automatic removal of hidden information for signed or protected documents, or for documents that use Information Rights Management (IRM). We recommend that you run the Document Inspector before you sign a document or invoke IRM on a document.“ Die Reihenfolge ist also entscheidend: erst prüfen, dann signieren oder schützen. Umgekehrt hat man ein sauber signiertes Dokument mit unsauberem Inhalt.
?Reicht es, den vertraulichen Absatz weiß einzufärben oder ein schwarzes Rechteck darüberzulegen?
Nein. Ein Rechteck ist ein zusätzliches Zeichenobjekt, weiße Schrift ist eine Formatierung – beides ändert nichts daran, dass der Text weiterhin als Text in der Datei steht. Er lässt sich markieren, kopieren und mit dem Volltext-Befehl aus Schritt 5 direkt aus der Datei herauslesen. Wer etwas unkenntlich machen will, muss es löschen, nicht überdecken – und danach nachsehen, ob es wirklich weg ist.
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