Das Symptom
Am Arbeitsrechner ist der Posteingang voll, am Laptop steht dasselbe Postfach
leer da. Oder umgekehrt: Eine Mail, die man morgens am Schreibtisch gelesen und
beantwortet hat, meldet sich abends auf dem Tablet erneut als ungelesen. Manche
Nachrichten verschwinden ganz — sie waren kurz da und sind beim nächsten Blick
auf dem zweiten Gerät nirgends mehr auffindbar. Ordner, die man auf einem Gerät
angelegt hat, gibt es auf dem anderen nicht. Und der Ordner mit den gesendeten
Nachrichten wirkt auf jedem Gerät wie ein eigenes, unvollständiges Tagebuch.
Der übliche Verdacht fällt auf das Handy, den Anbieter oder ein Update. Tatsächlich
funktioniert alles genau so, wie es eingerichtet wurde.
Die „Layer 8“-Wahrheit
Es gibt zwei grundverschiedene Wege, an Post zu kommen, und der Einrichtungsassistent
fragt einmal danach — in einem Dialog, den fast niemand liest. Die Antwort entscheidet
über die nächsten zehn Jahre.
Das eine Verfahren, POP3, wurde 1996 in einer Welt standardisiert, in der ein Mensch
einen Rechner hatte. Sein Zweck steht in der Einleitung des Standards: Post wird
heruntergeladen und dann gelöscht. Der Server ist ein Briefkasten, das Gerät der
Aktenschrank. Der Befehl DELE markiert eine Nachricht, das abschließende QUIT
lässt den Server sie tatsächlich entfernen. Wer diesen Weg auf zwei Geräten benutzt,
hat zwei Aktenschränke und einen Briefkasten, aus dem jeweils der Schnellere die Post
mitnimmt. Das ist kein Fehler, das ist die Bauart.
Das andere Verfahren, IMAP, dreht die Zuständigkeit um. Die Nachrichten bleiben auf
dem Server; das Gerät sieht sie an, verschiebt sie, markiert sie. Der aktuelle
Standard dafür ist RFC 9051 mit IMAP4rev2, der 2021 den seit 2003 gültigen RFC 3501
ersetzt hat. Sein Versprechen: Entfernte Ordner sollen sich anfühlen wie lokale.
Dazu gehört, dass Zustandsmarkierungen wie \Seen — gelesen — nicht im Gerät liegen,
sondern beim Server. Genau deshalb weiß das Handy, was der PC schon gelesen hat, und
genau deshalb kann POP3 das prinzipiell nicht: In seinem gesamten Befehlssatz kommt
keine einzige Markierung vor.
Die Einstellung „Kopie auf dem Server belassen“ ist der Grund, warum dieses Problem
so zäh ist. Sie sieht nach einer Lösung aus und ist keine. Sie unterdrückt bloß das
Löschen; sie gleicht nichts ab. Gelesen-Status, selbst angelegte Ordner, verschobene
und gesendete Nachrichten bleiben weiterhin auf genau einem Gerät. Und sie hängt am
optionalen Befehl UIDL: Fehlt der oder verliert der Client sein lokales Verzeichnis
der schon geholten Kennungen, kommt beim nächsten Abruf alles ein zweites Mal.
Die ehrliche Diagnose lautet also nicht „mein Mailprogramm spinnt“, sondern „ich
benutze ein Protokoll aus der Ein-Rechner-Ära auf vier Geräten“. Der Umbau ist
unspektakulär, aber er hat eine scharfe Kante: Was per POP3 heruntergeladen wurde,
existiert nur lokal. Es gibt keine Kopie in der Wolke, aus der man es zurückholt.
Deshalb steht die Sicherung in dieser Anleitung vor dem ersten Klick — und deshalb
wird ein neues Konto angelegt, statt am alten herumzudrehen.
Die echte, verifizierte Lösung
1000 % faktenbasiert. Jeder Befehl ist real, jeder Pfad existiert. Schritt für Schritt:
1.Feststellen, welches Verfahren jedes Gerät wirklich benutzt
Erst messen, dann umbauen. Die Kontoart steht in den Kontoeinstellungen des Mailprogramms, meist direkt neben dem Servernamen. Ein Konto, dessen Posteingangsserver mit pop beginnt oder als POP-Konto ausgewiesen ist, holt ab und räumt weg. Bei Thunderbird lässt sich das ohne Klickerei aus der Profildatei lesen: Der erste Befehl zeigt für jedes eingerichtete Konto den Typ (imap oder pop3) und den Servernamen. Wichtig ist, das auf jedem betroffenen Gerät zu tun — der Übeltäter ist fast immer der eine Rechner, an den seit Jahren niemand mehr gedacht hat.
grep -h -E 'mail\.server\.[^.]+\.(type|hostname)' ~/.thunderbird/*/prefs.js
2.Prüfen, ob der Anbieter überhaupt IMAP anbietet
Fast alle tun es, aber es lohnt sich, das zu belegen statt zu hoffen. Der Befehl baut eine verschlüsselte Verbindung zum Posteingangsserver auf; nach RFC 9051, Abschnitt 2.1, lauscht ein IMAP4rev2-Server auf Port 143 (unverschlüsselt) oder Port 993 (mit sofort beginnender Verschlüsselung). Nach dem Verbindungsaufbau die zwei Zeilen darunter tippen. Antwortet der Server auf CAPABILITY mit einer Zeile, die IMAP4rev1 oder IMAP4rev2 enthält, ist alles Nötige vorhanden. Der Tag am Zeilenanfang — hier a1 — gehört zum Protokoll und muss mitgetippt werden.
openssl s_client -connect imap.example.com:993 -crlf -quiet
a1 CAPABILITY
a1 LOGOUT
3.Vor jeder Umstellung den lokalen Bestand sichern
Alles, was per POP3 heruntergeladen wurde, liegt ausschließlich auf diesem einen Gerät. Es gibt keine Kopie auf dem Server, aus der man es zurückholen könnte. Bevor irgendein Konto angefasst wird, gehört das Profil vollständig kopiert. Der erste Befehl legt eine datierte Sicherung des Thunderbird-Profils an, der zweite die des lokalen Maildir, falls die Post dort liegt. Erst wenn diese Kopie existiert, geht es weiter.
cp -a ~/.thunderbird ~/thunderbird-sicherung-$(date +%F)
cp -a ~/Maildir ~/maildir-sicherung-$(date +%F)
4.Nachsehen, was auf dem Server noch übrig ist
Bevor Sie ein IMAP-Konto einrichten, ist die Frage interessant, wie viel der POP3-Client bereits abgeräumt hat. Der Befehl verbindet sich mit dem POP3-Dienst; RFC 8314 legt für den Dienst pop3s den Standardport 995 fest, bei dem die Verschlüsselung sofort beginnt. STAT nennt Anzahl und Gesamtgröße, UIDL listet die eindeutigen Kennungen aller vorhandenen Nachrichten. Keine Sorge vor dem abschließenden QUIT: Der Server entfernt beim Beenden ausschließlich Nachrichten, die zuvor mit DELE markiert wurden — und das tut hier niemand. RFC 1939 hält sogar ausdrücklich fest, dass der Server keine Nachricht entfernen darf, die nicht als gelöscht markiert ist.
openssl s_client -connect pop.example.com:995 -crlf -quiet
USER benutzer@example.com
PASS geheim
STAT
UIDL
QUIT
5.Ein zweites Konto als IMAP anlegen, statt das alte umzustellen
Der verbreitetste Fehler an dieser Stelle ist, im bestehenden Konto einfach den Typ zu ändern. Das können die meisten Programme gar nicht, und wo sie es scheinbar können, hängt der lokale Nachrichtenbestand plötzlich in der Luft. Richtig ist: ein neues Konto mit denselben Zugangsdaten anlegen, diesmal ausdrücklich als IMAP, und das alte POP3-Konto vorerst unangetastet stehen lassen. Danach stehen beide nebeneinander im Programm — links die alte lokale Sammlung, rechts das Postfach auf dem Server.
6.Die lokalen Altbestände in die Serverordner hochziehen
Jetzt die Nachrichten aus den lokalen POP3-Ordnern in die IMAP-Ordner verschieben oder kopieren. Das Mailprogramm lädt sie dabei auf den Server hoch. Bei mehreren tausend Nachrichten in Blöcken arbeiten, nicht alles auf einmal — und danach am zweiten Gerät nachsehen, ob dort wirklich alles angekommen ist. Wer den Papierkorb und den Ordner mit gesendeten Nachrichten vergisst, merkt das erst Monate später.
7.Erst kontrollieren, dann das POP3-Konto entfernen
Das alte Konto wird gelöscht, wenn der Server den vollständigen Bestand hat — nicht vorher. Der Befehl fragt das direkt beim Server ab: Nach RFC 9051, Abschnitt 6.3.11, liefert STATUS unter anderem MESSAGES (Anzahl der Nachrichten im Postfach) und UNSEEN (Anzahl der Nachrichten ohne \Seen-Markierung). Stimmt die Zahl mit dem überein, was Sie hochgeladen haben, ist der Umzug fertig. Zusätzlich auf jedem Gerät prüfen, dass in den Kontoeinstellungen kein zweiter POP3-Zugang mehr auf dasselbe Postfach zeigt — sonst räumt der beim nächsten Start alles wieder ab.
openssl s_client -connect imap.example.com:993 -crlf -quiet
a1 LOGIN benutzer@example.com geheim
a2 STATUS INBOX (MESSAGES UNSEEN)
a3 LOGOUT